Trong bài viết này chúng ta sẽ tiếp tục khám phá khả năng ứng dụng của Spacesoft ERP qua một ví dụ cụ thể trong ngành phân phối.
Hãy tưởng tượng một nhà phân phối cấp 1 của PepsiCo, chịu trách nhiệm cung cấp các sản phẩm như Pepsi, 7-Up, Sting,... cho hàng trăm đại lý, cửa hàng tạp hóa và siêu thị nhỏ trong một khu vực địa lý cụ thể. Hoạt động kinh doanh của họ bao gồm nhập hàng từ nhà máy, quản lý tồn kho và phân phối đến các đại lý. Đây là cách Spacesoft ERP có thể hỗ trợ toàn bộ chuỗi hoạt động này:
1. Quản lý Đơn hàng và Nhập kho từ Nhà máy (PepsiCo)
- Module Mua hàng: Nhà phân phối sử dụng module Mua hàng của Spacesoft ERP để lập các đơn đặt hàng với nhà máy PepsiCo. Hệ thống giúp theo dõi các đơn hàng đang chờ xử lý, quản lý hóa đơn mua hàng và ghi nhận công nợ.
- Module Kho hàng: Khi hàng được giao đến, Spacesoft ERP cho phép nhân viên kho nhập kho các lô hàng này. Hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho theo thời gian thực, giúp người quản lý luôn nắm được lượng hàng đang có sẵn.
2. Quản lý Đội ngũ Bán hàng và Đơn hàng từ Đại lý
- Module Bán hàng (CRM): Đội ngũ bán hàng (sales) của nhà phân phối sử dụng Spacesoft ERP để quản lý thông tin khách hàng (các đại lý).
- Quản lý đơn hàng di động: Các nhân viên sale có thể truy cập Spacesoft ERP trên các thiết bị di động (điện thoại thông minh, máy tính bảng) ngay tại hiện trường. Họ có thể lập đơn hàng trực tiếp, kiểm tra tồn kho sản phẩm, và xem lịch sử mua hàng của từng đại lý.
- Theo dõi doanh số và tuyến đường: Hệ thống giúp quản lý doanh số của từng nhân viên sale, theo dõi hiệu suất bán hàng và đảm bảo các tuyến đường ghé thăm đại lý được thực hiện đầy đủ.
3. Quản lý Kho và Giao hàng
- Tự động hóa luồng công việc: Khi một đơn hàng từ đại lý được lập, Spacesoft ERP sẽ tự động chuyển thành yêu cầu xuất kho. Nhân viên kho chỉ cần xem các yêu cầu này để chuẩn bị hàng.
- Quản lý đội xe và phiếu giao hàng: Module giao hàng cho phép tạo các phiếu giao hàng (delivery notes) chi tiết, liệt kê các sản phẩm cần giao. Người quản lý có thể phân bổ phiếu này cho các tài xế và xe tải, tối ưu hóa lộ trình giao hàng để tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Theo dõi tồn kho theo thời gian thực: Mỗi khi có đơn hàng được xuất kho, số lượng tồn kho trong Spacesoft ERP sẽ tự động được cập nhật. Điều này giúp ngăn ngừa việc bán hàng vượt quá số lượng có sẵn, một vấn đề thường gặp trong ngành phân phối.
4. Quản lý Tài chính và Báo cáo
- Module Kế toán: Spacesoft ERP giúp nhà phân phối quản lý các hóa đơn bán hàng cho đại lý, theo dõi tình trạng thanh toán và công nợ. Hệ thống cũng có thể tạo các báo cáo doanh thu, chi phí, và lợi nhuận theo từng sản phẩm, đại lý, hoặc khu vực.
- Tích hợp liền mạch: Từ khi nhân viên sale lập đơn hàng, đến khi hàng được xuất kho và hóa đơn được gửi đi, tất cả thông tin đều được đồng bộ hóa trên một hệ thống duy nhất. Điều này giúp giảm thiểu sai sót, tăng tốc độ xử lý và đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời.
Với khả năng quản lý toàn diện từ nhập hàng, tồn kho, bán hàng cho đến giao hàng, Spacesoft ERP trở thành một công cụ mạnh mẽ giúp nhà phân phối tối ưu hóa hoạt động, nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ sale và cải thiện mối quan hệ với các đại lý.